資料作成は諸刃の剣

自分だけが担当している複雑な業務に対して、資料を作らないまま業務をこなしている人がいる。さまざまな理由があるのだろうが、だいたい、作る時間がないというのが大半ではないだろうか。

これ、一人で対応できるボリュームなら問題ないのだけど、ボリュームが増えて二人以上でやらないと間に合わなくなったときに、資料がないと最悪のケースに陥る。

複雑な業務ゆえに誰もサポートができない。説明する時間も取れない。自分でやるしかない。いくらやっても終わらない。頭や身体が休まらない。精神的におかしくなるか過労死に行き着く。

自分の身は自分で守らなければならない。

効率的に仕事をこなすのも重要だけれど、それでも一人でこなせないボリュームになることも多々ある。

そんなとき、資料があれば支援してもらいやすい。

ただし、その資料は諸刃の剣だ。

支援者が増えても、支援者からの質問責めにあっては意味がない。一人でやった方がまだ業務が進む。資料が中途半端な作りになっている場合に質問責めにあう。関わった全員が不幸になる構図だ。

だから、資料は質問をあまりされないよう、前提、背景、目的、概要、全体像から順にわかりやすく理解できるものをしっかり作っておかなければならない。

資料作成は自分を助けるものにも苦しめるものにもなり得る諸刃の剣なのだ。

会議の資料と議事録

会議の資料を準備し、議事録も自分で作られなければならない場合には、打ち合わせしながら資料に明示的に記録を残すと効率的。

資料の議論になった箇所にメモが残るので経緯が明確になるし、議事録文言を後から確認してもらう必要もなくなる。

また、会議で残タスクとして残ったものは一箇所にまとめて、最後に残タスクの確認を行いつつ対応期限を決めることで、次に誰が何をいつまでにすれば良いのかも明確になる。

糖分が足りない

スタバ飲みたい

早起き勘弁

出張先で早起きとか終わってる。

余裕あるのが醍醐味なのに

まったく余裕ないし。

月曜日に提案とかマジキツい

提案が月曜日だと

プレゼン資料で提案するときの資料準備は

絶対土日も使うことになる。

マジキツい。

マジ卍

後からやる→ダメ

すぐやる。

重要度や優先度の話は別にして、

すぐやるのが一番効率がいい。

後からやるってのはダメ。

忘れて思い出す時間が無駄だから。

やらないならやることを忘れないように細かく書く。

これ大事だから。

全体視点

細かい内容を説明するときに全体視点のスキルを持っている人かどうかで話し方や資料の作り方が変わる。

全体視点を持たない人はいきなり細かい内容から話し始め、前提を把握しているかどうかを無視してしまう。知っていて当然だ、一度説明した、というスタイルだ。

説明を受ける側はいろんな仕事をしているので、いきなり細かいところを話されても困ることがある。振り返る時間が欲しくなるのだ。

だから全体概要や前回どこまで話をしたのか、今回の説明が全体のどの位置のことをなのか、そんな大枠を説明した後に細かいところを説明するのがよいと思う。