資料作成は諸刃の剣

自分だけが担当している複雑な業務に対して、資料を作らないまま業務をこなしている人がいる。さまざまな理由があるのだろうが、だいたい、作る時間がないというのが大半ではないだろうか。

これ、一人で対応できるボリュームなら問題ないのだけど、ボリュームが増えて二人以上でやらないと間に合わなくなったときに、資料がないと最悪のケースに陥る。

複雑な業務ゆえに誰もサポートができない。説明する時間も取れない。自分でやるしかない。いくらやっても終わらない。頭や身体が休まらない。精神的におかしくなるか過労死に行き着く。

自分の身は自分で守らなければならない。

効率的に仕事をこなすのも重要だけれど、それでも一人でこなせないボリュームになることも多々ある。

そんなとき、資料があれば支援してもらいやすい。

ただし、その資料は諸刃の剣だ。

支援者が増えても、支援者からの質問責めにあっては意味がない。一人でやった方がまだ業務が進む。資料が中途半端な作りになっている場合に質問責めにあう。関わった全員が不幸になる構図だ。

だから、資料は質問をあまりされないよう、前提、背景、目的、概要、全体像から順にわかりやすく理解できるものをしっかり作っておかなければならない。

資料作成は自分を助けるものにも苦しめるものにもなり得る諸刃の剣なのだ。